Duy trì nguồn hàng Nhật tại Việt Nam: 5 điều cần thống nhất về bổ sung hàng

Ảnh minh họa: kho hàng với các thùng carton xếp chồng. Hình ảnh không thể hiện cơ sở hay kết quả công việc của WIREDREAM VIETNAM hoặc đối tác. Ảnh: Freek Wolsink / Pexels.

Để bán hàng Nhật ổn định tại Việt Nam, trước khi bắt đầu bán, doanh nghiệp nên thống nhất với đối tác bán hàng: ai kiểm tra thông tin gì, vào lúc nào và gửi yêu cầu bổ sung hàng ở đâu. Ngay cả sản phẩm bán tốt cũng có thể bị thiếu hoặc tồn dư nếu mỗi người hiểu số liệu tồn kho theo cách khác nhau. Hãy bắt đầu với một nhóm nhỏ sản phẩm và đối tác, rồi thống nhất cách chia sẻ tồn kho.

Trao đổi về bổ sung hàng ngay từ khi bắt đầu bán

Ngày 28/10/2026, VIETJO đưa tin Suzuyo Shoji đã thành lập công ty tại TP. Hồ Chí Minh và tổ chức lễ khai trương ngày 22/10. Công ty kết hợp hoạt động mua bán với logistics và đưa quản lý tồn kho vào nội dung hỗ trợ kinh doanh. Đây là hoạt động của công ty đó; những bước thực hành dưới đây là đề xuất của WIREDREAM VIETNAM dành cho doanh nghiệp kinh doanh hàng Nhật.

Tài liệu thông tin marketing cơ bản về nông thủy sản và thực phẩm tại Việt Nam của JETRO cho biết nhà nhập khẩu có thể phân phối trực tiếp cho cửa hàng bán lẻ và nhà hàng, bên cạnh những tuyến phân phối có đơn vị trung gian. Khi có nhiều doanh nghiệp tham gia giữa nhà cung cấp và người mua, việc thống nhất trước lượng hàng ở từng nơi và người quyết định đặt thêm sẽ hữu ích.

1. Thống nhất tên sản phẩm và đối tác bán hàng

Lập danh sách tên sản phẩm, quy cách, số lượng trong mỗi thùng và đối tác bán hàng. Bên cạnh tên tiếng Nhật, ghi cả tên gọi và mã sản phẩm mà đối tác thực tế sử dụng. Nhầm lẫn giữa một thùng và một sản phẩm có thể dẫn đến đặt sai số lượng.

Ví dụ, hãy ghi riêng các loại trà khác nhau về dung tích hoặc hương vị. Khi hai bên thống nhất tên dùng để đặt hàng và trao đổi, việc liên lạc qua điện thoại hoặc tin nhắn sẽ rõ ràng hơn.

2. Xác định nơi giữ hàng và người kiểm tra

Trong bảng tồn kho, tách các địa điểm có thể xác minh như kho, đơn vị trung gian và cửa hàng. Luôn ghi ngày kiểm tra, còn địa điểm chưa xác minh thì để trống. Cộng cả số lượng ước đoán do doanh nghiệp khác giữ có thể làm sai lệch lượng hàng thực sự có thể bán.

Cũng cần thống nhất người cập nhật và tần suất kiểm tra. Khi quy mô còn nhỏ, hai bên có thể kiểm tra bảng dùng chung mỗi tuần một lần và liên hệ riêng khi phát sinh đơn hàng lớn. Điều chỉnh tần suất theo tình hình bán hàng.

3. Thống nhất ngưỡng đặt hàng và thời gian giao

Trao đổi với đối tác về số lượng còn lại cần bắt đầu xem xét bổ sung, cũng như thời gian dự kiến từ lúc đặt đến khi giao hàng. Dựa trên số bán trước đây, thời gian chuẩn bị nguồn hàng, vận chuyển và ngày nghỉ để tạo mức dự phòng phù hợp. Không cần con số hoàn hảo ngay từ đầu: hãy lưu lại các lần đặt và giao thực tế, rồi điều chỉnh theo tình hình.

Chỉ nói “báo khi hàng sắp hết” có thể khiến mỗi người hiểu khác nhau. Hãy ghi rõ dưới mức bao nhiêu sản phẩm thì ai sẽ thông báo và qua kênh nào.

4. Chia sẻ điều kiện bảo quản và giao hàng

Với thực phẩm hoặc sản phẩm cần kiểm soát chất lượng, hãy thống nhất điều kiện lưu kho và vận chuyển, cách kiểm tra hạn dùng, và người cần liên hệ nếu hàng hư hỏng hoặc có nghi ngờ về nhiệt độ. Xác nhận điều kiện cho từng sản phẩm và quy định cách hỏi nhà sản xuất hoặc đối tác thay vì tự quyết định bán hàng khi còn nghi ngờ.

Tài liệu JETRO nêu những tình huống cần lưu ý kiểm soát nhiệt độ đối với hàng lạnh và đông lạnh trong quá trình phân phối. Hãy trao đổi ai kiểm tra từng chặng, từ sau khi nhập khẩu cho đến khi hàng tới cửa hàng.

5. Thống nhất thông tin gửi khách khi hết hàng

Nếu việc bổ sung có thể chậm, hãy cùng đối tác kiểm tra thông tin hiển thị và câu trả lời cho khách. Không thông báo sản phẩm còn bán nếu chưa xác nhận tồn kho; nếu chưa biết ngày nhập hàng, hãy nói rõ. Trước khi giới thiệu sản phẩm thay thế, cần kiểm tra khác biệt về đặc điểm và giá.

Phân công người cập nhật tại cửa hàng, trên mạng xã hội và trang bán hàng để giảm thông tin mâu thuẫn. Khi thông báo bằng cả tiếng Nhật và tiếng Việt, hãy kiểm tra ngày, số lượng và cách mua có khớp nhau không.

Câu hỏi thường gặp

Có cần hệ thống chuyên dụng ngay từ đầu không?

Không bắt buộc. Khi số sản phẩm và đối tác còn ít, có thể bắt đầu bằng bảng dùng chung và liên lạc giữa những người phụ trách. Nếu việc cập nhật trở nên nặng nề hoặc lỗi tăng lên, hãy cùng đối tác xem xét lại cách quản lý.

Nếu có nhiều đối tác bán hàng, nên bắt đầu từ đâu?

Hãy chọn một sản phẩm bán tốt hoặc được hỏi nhiều và thử toàn bộ quy trình từ kiểm tra tồn kho đến bổ sung. Cải thiện các điểm liên lạc bị chậm trước khi mở rộng sang sản phẩm hoặc đối tác khác.

Nếu đang cân nhắc bán hoặc phân phối hàng Nhật tại địa phương, hãy xem hỗ trợ nhập khẩu và bán hàng. Về phương thức truyền thông, xem marketing mạng xã hội. Quý doanh nghiệp có thể trao đổi về tình hình cụ thể qua biểu mẫu liên hệ.

Thông tin tham khảo và nguồn

• VIETJO, “Suzuyo Shoji thành lập công ty tại TP. Hồ Chí Minh để hỗ trợ doanh nghiệp Nhật”, ngày 28/10/2026: https://www.viet-jo.com/news/nikkei/261027173758.html
• JETRO, “Thông tin marketing cơ bản về nông thủy sản và thực phẩm: Việt Nam”, năm 2025: https://www.jetro.go.jp/ext_images/_Marketing/2025/09_marketing_basicinfo_Vietnam_250818.pdf